Một số hạn chế phổ biến trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

Theo GS James L. Heskett: “Văn hóa doanh nghiệp có thể chiếm 20-30% về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp” (1). Và theo một nghiên cứu của Trường Kinh doanh Columbia: 94% giám đốc điều hành và 88% nhân viên tin rằng văn hóa doanh nghiệp tích cực và độc đáo là yếu tố tạo nên sự thành công của công ty (2). Trong báo cáo mới đây của Công ty tư vấn Deloitte (dựa trên dữ liệu phỏng vấn trực tiếp 7.000 người đến từ 130 quốc gia), 86% người được hỏi cho rằng văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng bậc nhất, tác động trực tiếp đến quyết định gắn bó lâu dài hay không của nhân sự với doanh nghiệp (3).

Văn hóa doanh nghiệp giống như đời sống tinh thần của một doanh nghiệp, là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến gần như mọi hoạt động của một công ty từ việc tuyển dụng đến cải thiện sự hài lòng của nhân viên, và từ đó mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua việc cung cấp sản phẩm dịch vụ chất lượng. Thành công lớn ngày nay của các công ty khởi nghiệp khổng lồ như Amazon, Google, Zappos, Costco… đều có sự tác động không nhỏ của trào lưu thực hành văn hóa doanh nghiệp. Cho dù là một doanh nghiệp phát triển lâu năm với hàng chục ngàn nhân viên hay chỉ là một start-up mới thì văn hóa doanh nghiệp vẫn luôn là nền tảng phát triển của doanh nghiệp và là vũ khí cạnh tranh không thể bỏ qua. Để tồn tại và phát triển về mọi mặt, doanh nghiệp phải xây dựng đặc trưng văn hóa phù hợp, đầy đủ và thực hiện nó một cách nghiêm túc. Bởi vậy vấn đề xây dựng văn hóa doanh nghiệp luôn là mối quan tâm chung của nhiều doanh nghiệp.

Ở Việt Nam, các công ty lớn đã bắt đầu vươn ra thế giới nhờ sự quan tâm đầu tư phát triển văn hóa doanh nghiệp thành công như FPT, Vinamilk, Viettel, Vingroup, Thế giới di động... Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs - Small and Medium Enterprise) đang gặp phải không ít khó khăn khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp và loay hoay tìm cách vượt qua. Quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp, SMEs Việt Nam bộc lộ ra khá nhiều hạn chế, đó cũng chính là những nguyên nhân giải thích vì sao chưa thực sự sử dụng được văn hóa doanh nghiệp là một công cụ nâng cao lợi thế cạnh tranh, như là một nguồn lực phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây tác giả sẽ phân tích những hạn chế đó, những mong từng SMEs Việt Nam “soi” mình trong đó để đối diện tìm cách khắc phục.

1. Chưa hiểu rõ, thấu đáo về văn hóa doanh nghiệp

Chúng ta đều biết, văn hóa doanh nghiệp được cấu tạo từ 3 phần như một “tảng băng trôi”, gồm các biểu hiện hữu hình có thể nhìn thấy, sờ thấy và nghe thấy (kiến trúc, không gian văn phòng, logo, khẩu hiệu, công ty ca, hành vi ứng xử...); các giá trị được tuyên bố, chấp nhận (các chuẩn mực hành vi…); các ngầm định (giá trị cốt lõi, niềm tin…). Nhưng thực tế không ít chủ SMEs Việt Nam chưa nắm vững cấu trúc và biểu hiện phong phú, đa dạng nhưng cũng rất sâu sắc như trên của văn hóa doanh nghiệp. Nhiều người nhầm lẫn chỉ những biểu hiện bề nổi là văn hóa doanh nghiệp nên trong quá trình triển khai, các doanh nghiệp chỉ chú ý các giải pháp cho phần nổi này. Thế nên dù chi rất nhiều tiền cho “làm văn hóa doanh nghiệp” nhưng không thấy có hiệu quả.

Mặt khác, không ít lãnh đạo SMEs Việt Nam chưa nhận thức rõ ràng hiệu quả kinh doanh đạt được cần dựa trên nền tảng văn hóa doanh nghiệp chất lượng và vững chắc, chưa thực sự coi văn hóa doanh nghiệp là động lực thúc đẩy sự phát triển. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi lợi nhuận và coi đó là mục tiêu duy nhất. Họ coi văn hóa và kinh doanh là hai phạm trù hoàn toàn tách biệt, văn hóa chỉ là cái đuôi của kinh doanh mà không thấy được vai trò giúp tạo thương hiệu, giữ vững ổn định và chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp. Việc chưa thực sự hiểu rõ về giá trị của văn hóa doanh nghiệp đã khiến không ít công ty không tạo được môi trường làm việc đủ hấp dẫn với nhân viên và tạo sự hứng thú với những ứng viên tiềm năng.

Muốn xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, người đứng đầu và các thành viên trong công ty phải hiểu đúng, rõ về nội dung và tầm quan trọng của nó. Lãnh đạo công ty sẽ rất khó xây dựng văn hóa doanh nghiệp nếu không truyền đạt được, không giảng giải cặn kẽ được những ích lợi mà văn hóa doanh nghiệp đem lại cho công ty, không khiến nhân viên nhận thức được các giá trị văn hóa. Và chỉ khi nhà lãnh đạo cân bằng việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp với hiệu quả kinh doanh thì mới thúc đẩy hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, hướng tới phát triển toàn diện, bền vững.

2. Không có kế hoạch bài bản

Có một thực tế là không ít SMEs Việt Nam nhận thức đầy đủ, sâu sắc về văn hóa doanh nghiệp nhưng nhiều doanh nghiệp không biết bắt tay xây dựng văn hóa doanh nghiệp như thế nào. Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chưa tìm được đường đi cho văn hóa doanh nghiệp mình, không hẳn là do còn thiếu kinh phí cũng không phải là do trình độ nhận thức. Nhiều nhà lãnh đạo có ý tưởng “cần xây dựng nền văn hóa tích cực” nhưng lại không có kế hoạch rõ ràng cụ thể. Việc không có kế hoạch triển khai như thế nào chẳng khác nào điều hành một con tàu mà không biết đích đến, không biết nên đi theo hướng nào, đi về đâu. Rất có thể con tàu vẫn đi được vào đến đích nhưng quá trình này sẽ rất khó khăn, mất nhiều thời gian, công sức. Thậm chí, có thể sẽ phải bỏ cuộc giữa chừng vì những cản trở trên đường di chuyển.

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, SMEs Việt Nam cần có kế hoạch bài bản, xác định những yếu tố then chốt, các giá trị mà công ty theo đuổi và phát triển. Trước hết, nhà quản lý cần xem xét văn hóa doanh nghiệp hiện tại, nhìn nhận và đánh giá xem đâu là những điểm cần cải thiện. Sau đó sẽ tìm phương hướng cải thiện cũng như định hướng phát triển văn hóa trong chu kỳ ngắn từ 3-5 năm, đồng thời xem xét lại tất cả mục tiêu, nhiệm vụ và tầm nhìn dài hạn cho doanh nghiệp.

Phải đưa ra một bản kế hoạch cụ thể, trong đó bao gồm những mục tiêu chính, các mốc quan trọng, những hoạt động cụ thể cần phải làm. Ngoài ra, cũng cần xác định rõ trong từng thời điểm, đâu sẽ là nhân tố được ưu tiên, đâu là những điểm cần tập trung nỗ lực, cần những nguồn lực gì, ai chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể, thời hạn hoàn thành. Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp là một quá trình kéo dài nhiều năm, đòi hỏi một kế hoạch hành động thống nhất và cứng rắn.

3. Mang nặng tính hình thức, phong trào, thiếu quyết tâm

Một hạn chế khác dễ mắc phải khi các SMEs Việt Nam làm văn hóa doanh nghiệp là không tập trung vào những “rễ cây” của văn hóa doanh nghiệp, đó là sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà sa đà vào hoạt động bề nổi, chỉ nhìn vào “lá cây”. Rất nhiều chủ SMEs của Việt Nam cho rằng, chỉ cần in mấy cái băng-rôn, treo vài cái khẩu hiệu, gắn vài cái tranh ảnh sinh hoạt tập thể, ghi mấy câu châm ngôn có cánh theo ý thích của mình gắn lên tường là có thể gọi đó là văn hóa doanh nghiệp. Và bản thân họ, chủ doanh nghiệp cũng không thực hiện chính những cái do mình nghĩ ra và gắn lên đó. Một số khác thì cho rằng, chỉ cần thực hiện một số hoạt động như cho nhân viên đi nghỉ mát định kỳ hằng năm, ủng hộ nơi khó khăn nào đó một ít tiền, gửi lẵng hoa cho khách hàng vào ngày sinh nhật, chụp ảnh và công bố các hoạt động đó lên trang web thế là yên tâm đã xây dựng xong văn hóa doanh nghiệp. Một số thì thấy doanh nghiệp khác làm hay, thú vị thì bắt chước máy móc, không tính đến có phù hợp với công ty mình không. Một điểm yếu trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp của SMEs Việt Nam là tính “chung chung” trong việc xây dựng. Lãnh đạo chỉ nói chung chung rằng, mọi thành viên trong công ty đều phải thanh lịch, trang trọng hay lịch sự nhưng không chỉ bảo cặn kẽ từng lời ăn, tiếng nói cho đến cách đi lại của nhân viên. Một điểm yếu nữa là “đầu voi đuôi chuột”, ban đầu các doanh nghiệp làm một cách hào hứng, rùm beng nhưng sau rút bớt dần đi. Một số doanh nghiệp đã xây dựng các nội dung văn hóa doanh nghiệp cơ bản như sứ mệnh, mục tiêu, tầm nhìn, giá trị cốt lõi nhưng lại thiếu cam kết thực thi đầy đủ và đúng với những gì mình đã xây dựng. Nhiều cán bộ nhân viên không hào hứng quan tâm và không hiểu đầy đủ ý nghĩa, mục đích của các quy tắc ứng xử, giá trị văn hóa của công ty mình. Một số công ty biết về văn hóa doanh nghiệp nhưng không quan tâm, quyết tâm thực hiện. Họ chỉ tập trung vào mục tiêu lợi nhuận mà xem nhẹ các yếu tố văn hóa, họ làm văn hóa doanh nghiệp mà không bắt đầu từ ước mơ của chính những người bên trong tổ chức, bằng tầm nhìn họ mong muốn, lý do tồn tại của họ. Điểm yếu nữa là trong khi triển khai văn hóa doanh nghiệp, ở một số SMEs, những CEO, người lãnh đạo thường ủy quyền các dự án văn hóa lại cho giám đốc nhân sự, ủy quyền cho phó tổng, hoặc một vị khác. Đây là một cách làm rất không hiệu quả.

Để khắc phục hạn chế này, các doanh nghiệp cần thành lập một đơn vị phụ trách văn hóa doanh nghiệp và lên kế hoạch triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp của công ty. Đơn vị này có thể bao gồm đại diện cấp quản lý của từng phòng, ban và một số trợ lý. Đôi khi, doanh nghiệp có thể trao lại phần lớn quyền hạn cho bộ phận nhân sự và truyền thông nội bộ. Để văn hóa không là những câu khẩu hiệu, cổ động suông, mà là những hành vi và nghi thức hỗ trợ tổ chức và các nhóm hoàn thành công việc, doanh nghiệp cần xác lập các bộ chuẩn hành vi một cách rõ nét và áp dụng chúng vào các quy trình hoạt động của tổ chức. Mọi quy tắc hành vi cần phải được quy định rất chi tiết và cụ thể (từ cách trả lời điện thoại, cách cúi chào, động tác bắt tay, cách thức tranh luận…), kết hợp với sự đồng thuận của mọi cá nhân trong tổ chức và sự áp đặt thành các nội quy, dần dần trở thành “thức ăn” hằng ngày, không thể thiếu được trong quá trình hoạt động. Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp phải gắn liền với trách nhiệm, nghĩa vụ, nhiệm vụ, quyền hạn, công việc của người đứng đầu. Vì thế, người đứng đầu doanh nghiệp cần trực tiếp chỉ đạo và theo dõi quá trình triển khai văn hóa trong đơn vị mình, không ủy quyền. Có thể giao cho Giám đốc nhân sự là Trưởng dự án và lo việc sắp xếp, nhưng người trực tiếp xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp phải là CEO hoặc là Chủ tịch Hội đồng quản trị, không thể là một người khác.

4. Tuyển dụng nhân sự chưa phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Theo như tổng hợp các nghiên cứu của Harvard Business Review, có 50-60% nguồn nhân lực không thích hợp với văn hóa doanh nghiệp gây thiệt hại nặng nề đến tài chính của các công ty, cụ thể là do thiếu khả năng làm việc tập thể và tình trạng thôi việc diễn ra với mật độ dày. Chi phí để tìm nguồn lực thay thế cho các nhân sự này không hề nhỏ đối với bất kỳ công ty nào, thông thường các doanh nghiệp phải chi trả trung bình 20% tiền công cả năm của những người không còn phù hợp cho những nhân viên phù hợp.

Việc tuyển dụng nhân sự chưa phù hợp với văn hóa doanh nghiệp đang là một trong những hạn chế khá phổ biến của SMEs Việt Nam. Một doanh nghiệp phát triển bền vững là doanh nghiệp sở hữu những con người phù hợp văn hóa của doanh nghiệp. Phù hợp văn hóa về cơ bản là tất cả những gì liên quan đến sự kết nối những con người có cùng niềm tin, giá trị với văn hóa doanh nghiệp. Phù hợp văn hóa là khía cạnh quan trọng nhất để giữ chân nhân viên. Những nhân viên không phù hợp với các giá trị của tổ chức sẽ không thỏa mãn với công việc và có khả năng tạo ra một môi trường làm việc độc hại. Khi niềm tin của một nhân viên phù hợp với giá trị văn hóa của doanh nghiệp, họ có nhiều khả năng gắn kết với công ty hơn, làm việc chăm chỉ hơn và nỗ lực vượt lên trên tất cả. Nhân viên làm việc trong môi trường văn hóa phù hợp với tính cách sẽ hạnh phúc hơn, hài lòng với công việc hơn, gắn kết làm việc tốt hơn và gắn kết với tổ chức hơn. Có thể nói: tuyển được người tài, người giỏi là chưa đủ, doanh nghiệp cần phải tuyển những nhân viên phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp họ.

Để khắc phục hạn chế này, khi tuyển dụng, ngoài việc nhân viên phải có kỹ năng, kiến thức phù hợp với tính chất công việc, nhân viên phải có tính cách, giá trị đạo đức… phù hợp với giá trị chung của công ty. Cần tham chiếu văn hóa, giá trị mà doanh nghiệp đề cao với giá trị của cá nhân người tham gia tuyển dụng.

5. Không xác định rõ ràng giá trị cốt lõi - công việc quan trọng nhất trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Thực chất, văn hóa doanh nghiệp chịu tác động mạnh từ sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của tổ chức. Những vấn đề liên quan tới lương thưởng hay chế độ trọng dụng người tài chỉ là bề nổi của giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp đang theo đuổi mà thôi. Mỗi doanh nghiệp cần phải tạo lập được một hệ thống những tiêu chuẩn, giá trị cốt lõi để làm thước đo cho những hành vi, quá trình định hướng phát triển cho doanh nghiệp. Những giá trị cốt lõi ấy phải được xác định một cách cẩn trọng để đảm bảo rằng theo thời gian nó vẫn trường tồn. Về bản chất, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp chính là chiếc la bàn định hướng trong mỗi quyết định hằng ngày, đồng thời giúp các nhân viên có cách ứng xử thống nhất, chuẩn mực trong mọi tình huống.

Không ít SMEs Việt Nam thường suy nghĩ đơn giản là chỉ cần viết ra một cụm từ hoặc một số tính từ phản ánh thành công to lớn nhất của doanh nghiệp rồi treo trên tường của văn phòng công ty là xong. Điều đó cho thấy, văn hóa doanh nghiệp ở các công ty này đang tập trung chủ yếu ở bề nổi. Các nhà lãnh đạo cần ý thức rằng muốn văn hóa doanh nghiệp “sống” được, cần phải “nhúng” các nền tảng cốt lõi đã được định hình, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, chuẩn hành vi vào các quy trình quản trị của doanh nghiệp. Cần tích hợp văn hóa của công ty vào các hoạt động hằng ngày như: nhấn mạnh tầm quan trọng văn hóa doanh nghiệp và các giá trị khi có nhân viên mới, đặt giá trị cốt lõi vào chất lượng sản phẩm doanh nghiệp, đảm bảo thông tin bên ngoài (tiếp thị, phương tiện truyền thông xã hội…) phản ánh cùng các giá trị... Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phát triển văn hóa doanh nghiệp bằng cách tập trung vào các giá trị cốt lõi và chuẩn hành vi thay vì tập trung vào các biểu hiện bề nổi, thiên về giải trí và truyền thông.

Giá trị cốt lõi chỉ nên là những thứ thực sự được coi trọng ở doanh nghiệp chứ không phải là những lời hoa mỹ. Lãnh đạo cao nhất của công ty cần xác định giá trị cốt lõi đang hướng đến, sau đó bàn bạc và thảo luận cùng các lãnh đạo khác để xây dựng nền móng đầu tiên cho văn hóa doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp không chỉ cần được quảng bá bằng nhiều cách khác nhau, mà còn nằm trong nội dung đào tạo nhân viên ngay từ khi tuyển dụng người mới. Trong các buổi truyền đạt những hiểu biết cần thiết đối với các nhân viên mới, bộ phận nhân sự nên bắt đầu bằng những nội dung về các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, kể ra những mẩu chuyện nhỏ cho thấy các nhân viên đã nắm vững điều đó và thể hiện nó ra sao trong công việc hằng ngày.

 Một số câu hỏi dưới đây giúp doanh nghiệp xác định giá trị cốt lõi của mình: Sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của công ty là gì? Bạn muốn công ty mình được biết đến như thế nào? Mục tiêu kinh doanh của công ty có phù hợp với giá trị cá nhân của tập thể nhân viên? Mục tiêu văn hóa công ty hướng đến là gì? (Ví dụ, tinh thần làm việc nhóm được nâng cao, thành công của nhân viên được công nhận...).

6. Chưa coi trọng truyền thông nội bộ

Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực thi văn hóa doanh nghiệp. Truyền thông là một quá trình tương tác phức hợp và liên tục giữa các thành viên của doanh nghiệp và thông qua quá trình đó các thành tố của văn hóa được nhận thức và chia sẻ. Truyền thông nội bộ là cách giúp nhân viên hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp cũng như cách giúp nhà lãnh đạo nắm được tâm tư nguyện vọng của nhân sự dưới quyền. Việc chưa coi trọng truyền thông nội bộ của SMEs Việt Nam biểu hiện qua việc chưa có văn bản chính thống về tầm nhìn, sứ mệnh; chưa có bộ giá trị cốt lõi hoặc chưa sử dụng thước đo hành vi trong đánh giá hiệu quả công việc; nhân viên đa số không biết đến các yếu tố nền tảng của văn hóa doanh nghiệp và đặc biệt là chưa có sự giao tiếp cởi mở giữa người lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhau.

Để khắc phục hạn chế này cần thiết lập và thực hiện một cơ chế truyền thông mở, khuyến khích việc giao tiếp và chia sẻ thông tin thường xuyên giữa các cấp và phòng ban trong doanh nghiệp. Cần ban hành quy định, quy chế chung và tổ chức các buổi trò chuyện giữa lãnh đạo và tập thể nhân viên về giá trị văn hóa công ty. Mục tiêu là giúp đội ngũ nhân viên hiểu rõ và ý thức được lợi ích của văn hóa nội bộ đến sự phát triển của bản thân và công ty. Các cuộc họp toàn thể nhân viên hằng quý sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn hoạt động của toàn doanh nghiệp và cảm nhận được tinh thần đoàn kết, gắn bó giữa các bộ phận, giữa các đồng nghiệp. Đồng thời, nên tạo điều kiện cho nhân viên được phép nêu những thắc mắc hoặc nguyện vọng cá nhân với phòng nhân sự hoặc nhà quản trị cấp cao nếu vấn đề của họ không được giải quyết ổn thỏa trong nhóm hay trong bộ phận. Một trong những điều làm nên sức mạnh và lợi thế của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là do quy mô nhỏ nên lãnh đạo doanh nghiệp có thể quan tâm được tới từng thành viên trong công ty. Đối với nhân viên, có được một lời khen ngợi hoặc chia sẻ từ người lãnh đạo là việc hết sức có ý nghĩa và có giá trị không kém so với những quyền lợi vật chất.

7. E ngại ít tiền không làm được văn hóa doanh nghiệp

Không ít chủ SMEs cho rằng xây dựng văn hóa doanh nghiệp là việc chỉ các doanh nghiệp lớn có tiềm lực tài chính mạnh mới làm được, và chỉ khi có “của dư của để” rồi mới nghĩ đến chuyện xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với nguồn ngân sách hạn hẹp, doanh nghiệp dường như ít quan tâm tới vấn đề xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp mà quên mất rằng có rất nhiều phương cách để phát triển văn hóa mà không phải tốn nhiều tiền, như trao cho nhân viên cơ hội được học tập và nâng cao kỹ năng tay nghề, tổ chức các bữa ăn, uống cafe tại công ty, lãnh đạo giao tiếp mở với nhân viên… Xây dựng văn hóa doanh nghiệp không phải lúc nào cũng cần chi phí lớn hay quy trình phức tạp. Trên thực tế, có những phương pháp hiệu quả nhất để xây dựng văn hóa doanh nghiệp lại đơn giản và ít tốn kém hơn ta nghĩ. Không cần phải “mạnh gạo, bạo tiền”, không phải công ty nhỏ, ít tiền là không thể xây dựng cho mình văn hóa doanh nghiệp ngay tức thì, mà bất kỳ công ty nào dù lớn dù nhỏ đều có thể xây dựng được văn hóa doanh nghiệp. Câu chuyện xây dựng văn hóa doanh nghiệp phải bắt đầu ngay từ khi công ty khai sinh, kể cả với những công ty khởi nghiệp nhỏ.

Trên đây là một số hạn chế phổ biến trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp của các SMEs Việt Nam. Các giải pháp khắc phục mới chỉ dừng ở những định hướng cơ bản. Đi vào chi tiết, cụ thể, bài bản, hiệu quả, thiết nghĩ, SMEs Việt Nam nên tìm đến các tổ chức chuyên sâu về văn hóa doanh nghiệp để nhận được những tư vấn, những lời khuyên hữu ích.